Вакансия: Секретарь руководителя, Азов

Осуществлять регистрацию и рациональное прохождение входящих, исходящих внутренних документов:

Проводить предварительное рассмотрение входящих документов, их сортировку:

-регистрировать документы;

-передавать документы на рассмотрение директору учреждения и исполнителям;

-осуществлять контроль за сроками исполнения входящих документов и их правильным оформлением.

Осуществлять контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, их регистрацию и отправку.

Выполнять машинописные и копировальные работы.

Принимать и отправлять корреспонденцию и выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;

По указанию директора вести подготовку совещаний и заседаний, оформлять протоколы.

Осуществлять контроль за сроками рассмотрения письменных обращений граждан, поступивших в организацию, принимать участие в подготовке проектов ответов заявителям, готовить информационные материалы на имя директора о результатах рассмотрения письменных обращений граждан в сроки, установленные нормативными документами.

Оформлять, разрабатывать номенклатуру дел учреждения, в соответствии с ней формировать документы в дела и обеспечивать их оформление для дальнейшей передачи на архивное хранение.

Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию, выполнять распоряжения директора.

Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.

Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.

Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.