Вакансия: документовед, Вологда

2.1.Принимать и регистрировать корреспонденцию (входящую и исходящую).

2.2.В соответствии с резолюцией директора Учреждения передавать документы на исполнение лицам, непосредственно отвечающим за исполнение.

2.3.Вестии картотеку учёта прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдаёт необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.4.Отправлять исполненную документацию по адресатам.

2.5.Вести учёт получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

2.6.Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

2.7.Формировать дела  в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.

2.8.Подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.9.Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

2.10.Выполнять функции по обеспечению и обслуживанию работы директора Учреждения  или его подразделений.

2.11.Получать необходимые директору сведения от подразделений или исполнителей, приглашать  по его просьбе работников Учреждения.

2.12.Организовывать телефонные переговоры директора Учреждения, принимать и передавать телефонограммы, факсимильные письма, записывать во время отсутствия директора  принятые сообщения и доводит до его сведения их содержание.

2.13.Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы.

2.14.Обеспечивать рабочее место директора Учреждения канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе.

2.15.Печатать по указанию директора Учреждения различные документы.

2.16.Принимать документы на подпись директору Учреждения и проверять их соответствие установленным формам, образцам и требованиям к оформлению (ГОСТ Р 630-97).

2.17.Организовывать приём посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.18.Подготавливать документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

2.19.Оформлять приказы директора Учреждения по основной деятельности, а также приказы по несовершеннолетним (зачисление, отчисление, перевозка и др.).

2.20.Знакомить работников под роспись с приказами и распоряжениями (документами) после их подписания и резолюции директора Учреждения или лица его замещающего.

2.22.Выполнять распоряжения и поручения директора.